Mails werden nicht gelöscht

[cracksilver]

Guten Tag allerseits

Nachdem ich mich nach einiger Eingewöhnungszeit schon ziemlich gut zurech finde in EspoCRM, bin ich nun am Feintuning dran.

Ich rufe eine Mailadresse in Espo ab. Und zwar mache ich dies über "persönliche Email-Konten". Das funktioniert soweit bestens. Die Mails werden empfangen, ich kann diese bearbeiten, zuweisen oder löschen.

Grundsätzlich stellt sich mir die Frage bezüglich dem Unterschied zwischen "löschen" und "in den Papierkorb verschieben". Ich gehe davon aus, das "löschen" unwiederruflich ist und "in den Papierkorb verschieben" einfach archiviert ist?

Und weiter, wenn ich eine Mail in Espo lösche, dann wird diese nicht im IMAP Konto gelöscht. Das heisst, dass ich diese im Mail-Client auf dem Computer noch mals separat löschen muss. Auch wenn ich im Mail-Client eine Mail lösche, dann bleibt die in Espo immer noch drin. Also funktioniert eigentlich m. M. nach die Synchronisation nicht korrekt. Es kann eigentlich nur unidirektional abgerufen werden.

Gibt es dazu noch irgendwo eine Einstellungsmöglichkeit?

Vielen Dank im Voraus.
Grüsse Gregor

[chr1st0ph9]

Hallo Cracksilver!
Soweit ich weiß, findet keine Synchronisation statt und ist daher nicht einstellbar.
Bei mir lösche ich meine Mails manuell, wenn das Mailbox voll ist (etwa einmal im Jahr), und das geht relativ schnell.
Natürlich habe ich nicht Dutzende von Mailboxen, die ich verwalten muss.
Mit freundlichen Grüßen
Christophe

[cracksilver]

Hallo Christophe

Danke für Deine Info. Das ist natürlich nicht ideal.
Ich habe nur eine Mailbox welche abgerufen wird. Und ich hätte mir eigentlich ein bisschen Ordnung gewünscht im Posteingang.
Kennst Du den Unterschied zwischen "löschen" und "in den Papierkorb verschieben"?

Grüsse Gregor

[chr1st0ph9]

Bonjour Gregor,
"In den Papierkorb verschieben" hier kannst du die Mail danach noch übernehmen, um sie in den Posteingang oder irgendwohin zu verschieben.
Mit freundlichen Grüßen
Christophe

[A. Conrads]

Hallo Gregor,

das Problem mit den E-Mails habe ich gelöst, indem ich auf meinem Rechner ab und an meinen E-Mail-Posteingang (IMAP) mit dem Mozilla Thunderbird lösche. Ich entferne einfach automatisch bei Programmstart alle Emails älter als 14 Tage vom IMAP-Server, da ich das Postfach außer mit EspoCRM sonst nicht abrufe.

EspoCRM legt praktisch eine Kopie deines Posteingangs in seiner SQL-Datenbank ab. Der Abruf wird ja per Cronjob gesteuert und kann daher zeitverzögert sein. Die Anhänge der Mails werden mit gehashten Dateinamen im Upload-Verzeichnis abgespeichert. EspoCRM hat also keine direkte Kontrolle über deinen IMAP Posteingang. Wenn du nun eine Email löschst wird in der SQL-Datenbank bei der jeweiligen Email der Wert in der Spalte "deleted" auf "1" gesetzt. Der "Aufräumen"-Cronjob kümmert sich nach dem festgelegten Zeitinterwall um die Löschung der Mail vom Server (inkl. Anhang - falls vorhanden).

Die Datenmenge kann dadurch ganz enorm anwachsen und auch die Größe der Datenbank! Daher sollte man in EspoCRM wirklich nur Mails aufbewahren, die man für den jeweiligen Fall braucht. Spams und alles andere, war nicht Zugeordnet wird sollte man aus EspoCRM löschen. Damit die nicht zugeordneten Nachrichten, die man aus EspoCRM gelöscht hat aber nicht vom IMAP-Posteingang verschwinden, legt Espo eben eine Kopie an.

Um die Mails, die in EspoCRM archiviert werden im Vorfeld zu sortieren, rufen einige Kollegen ihren Posteingang mit Thunderbird ab, setzen dabei Filter ein und verschieben Nachrichten in bestimmte Unterordner auf dem IMAP-Server. EspoCRM ist bei denen so eingestellt, dass es dann nur diese Unterordner abruft.

Wir haben vor einigen Tagen mal alles bereinigt und fast 30000 (!) Mails auf einmal gelöscht, die wir in EspoCRM nicht mehr brauchten, weil sie zusätzlich an andere Stelle archiviert waren. Dabei hatte sich bei uns der Aufräum-Job "verschluckt". Da der Job nur eine bestimmte Ausführungszeit hat (bestimmt über PHP.ini) kam es zum "Time out" und es wurde nichts mehr bereinigt.
Ich habe mich dann direkt an der SQL-Datenbank mittels DBeaver eingeloggt und die mit deleted = 1 markierten Zeilen ohne Anhang (attachment = 0) sortiert und manuell gelöscht. Danach hat sich der Job wieder automatisch um den Rest gekümmert.

Viele Grüße
Stephan