Template-Vorlage Anhänge hinzufügen

[MrThiemann]

Ich erstelle gerade eine Vorlage für meine Fälle (Reklamationen)

Wenn ich einen Fall erstelle, dann hab ich oft die Möglichkeit einen Anhang hinzuzufügen.

Gibt es eine Möglichkeit, dass ich diesen Anhang in meine PDF-Vorlage "einbinden" kann?

Im Editor finde ich nur folgendes:

{{attachmentsIds}}
{{attachmentsNames}}
{{attachmentsTypes}}


Danke und schöne Grüße,
Karsten

[emillod]

Hello,
as far as i know, you can't add attachment without additional coding. If you decide to add report as image, than you could add to PDF, but no PDF.

[peterberlin]

Hallo Karsten,

selbst wenn es Dir irgendwie gelingen sollte, einen Anhang einzubinden, bleibt die Frage ob der Empfänger /Leser der PDF Datei das Recht hat/bekommt auf den Anhang zuzugreifen.
Vielleicht ist die Lösung zu deiner Aufgabe viel einfacher. Ich habe schon mehrere Ticketsystem mit ESPO konfiguriert (aufgebohrt). Was willst du erreichen?

[MrThiemann]

Hallo Peter,

gerne stelle ich dir die Aufgabe meines CRM gerne einmal vor:

Grundlegen möchte ich von der Zettel-Wirtschaft weg!
Ich hab eine kleine Tischlerei und bin hauptsächlich in der Küchenmontage für 2 Studios tätig.
Ich habe noch 2 Mitarbeiter.

Jetzt gibt es hier verschiedene Dinge, die ich erreichen möchte.

Ich habe für jeden Mitarbeiter und für jedes Studio einen Benutzernamen angelegt.
Zusätzlich habe ich 3 Teams angelegt. (Studio1, Studio2 und 1Team für "Dinge" aus meinem Bereich)

So hab ich dann alles Miteinander verknüpft und sorge dafür, dass zum Beispiel das Studio1 nicht auf die Daten von Studio2 etc zugreifen kann.


Wenn ich nun einen neuen Kunden erstelle, dann sieht das wie folgt aus: https://ibb.co/JRLdkHY
Gleichzeitig kann hierfür dann auch direkt eine Aufgabe (Montagetermin) erstellt werden : https://ibb.co/3sy9BMv
Hier wird dann auch das erste Bild / Dokument hinzugefügt, wovon ich ganz oben gesprochen habe.

Wenn ich die Termine plane, dann mach ich das ganze als "Meeting". https://ibb.co/7k4mTb3
Hier kann ich dann zum Beispiel auch meine Mitarbeiter als Teilnehmen hinzufügen.
Andernfalls würden diese diesen Termin nämlich nicht in deren Kalender sehen. https://ibb.co/BgG0cND

Soweit, so gut =)
Gibt es nun beispielsweise eine Reklamation, dann erstelle ich hierfür einen Fall: https://ibb.co/HBLVBCy


Damit meine Mitarbeiter dies nun auch in "Meine Fälle" sehen, gehe ich dann zur Zeit noch denn jeweiligen Mitarbeiter und "abonniere" diesen Fall.
Da ich das zur Zeit NUR für 1 Mitarbeiter mache (weil ich halt noch im Aufbau bin) ist das ok.... ich denke, dass ich das später mit einem Workflow realisiere kann (und werde)

https://ibb.co/k2ryj9g

https://ibb.co/BBrxmcF

Und nun kommen wir zu den Anhängen =)
Meine Anhänge, die ich erstellt habe, die würde ich nun gerne in meinem PDF-Dokument hinzufügen.
Wobei ich mir nun selber gerade die Frage stelle, wofür ich das brauche... denn wenn ich nachher komplett digital damit unterwegs bin (so ist der plann ) dann wäre das völlig unnnötig.

[peterberlin]

Hallo Karsten,

wie es aussieht hast Du schon die Organisation Deiner Firma in ESPO gut abgebildet.
Hier meine Gedanken dazu.
3 Mitarbeiter und drei Teams kann man machen, wäre mir zu kompliziert. In den Rollen kann man ja einstellen "jeder sieht nur seine Aufgaben, seine Meetings, seine Fälle. Du als Chef wärest auch im Team, mit einer weiteren Rolle (Chef Rechte).
Die Fälle würde ich nicht über das Abonnement steuern, sondern den Mitarbeiter zuweisen (zugewiesener Bearbeiter). Für spätere Auswertungen bzw. mal in hunderten von Fällen zu suchen könnte es besser sein - glaube ich.
Espo bietet die Möglichkeit aus ankommenden e-mails Fälle automatisch zu erzeugen. Da wird bei uns sehr viel genutzt, nicht nur in den technischen Bereichen.

Deine Terminplanung mit den Meetings finde ich gut. Benutzt Du auch die "gemeinsame Ansicht" ? Mir hilf die gut bei der Planung/Übersicht.

Wie kommen Deine Mitarbeiter an die Informationen? Mit der Google-Schnittstelle bekommt man die Daten auf das Handy. (Es geht auch anders, das ist aber technisch aufwendiger.)

Sind deine Montagetermine auch für beide Mitarbeiter würde ich auch die Meetings (die einzige Möglichkeit mehrere Benutzer zuzuweisen) dafür verwenden und weist die erstmal einen Mitarbeiter "nicht zugewiesen" zu.
So könnte man die Feinplanung ausbauen..

Du solltest als Admin und als Mitarbeiter im System sein (zwei verschieden logins). Vertritt Dich mal einer, ist er "Chef" aber hat keine Adminrechte.


ALLES nur Gedanken. Ich möchte Dich nicht irritieren.
peter

[MrThiemann]

Moin Peter,

wie genau ich das mit Teams und Rollen löse, weiß ich noch nicht genau. Ich glaube es gibt hier sehr viele Lösungsansätze...

Zum Beispiel hab ich auch "nur" 3 Firmen angelegt. Studio1, Studio2 und meine... die einzelnen Kunden weise ich so dann jeder Firma zu. Ob das gut oder schlecht ist, kann ich noch nicht beurteilen =)


Eine Gemeinsame Ansicht hab ich auch bereits erstellt. In der Regel sind wir zwar immer zusammen unterwegs, oder die beiden Mitarbeiter als Team und ich mach dann was anderes.
Das mit der Google-Schnittstelle klingt interessant! Damit meinst du die kostenpflichtige Erweiterung, oder ? Werde ich mir dann defintiv holen.
Denn ich habe ich jetzt auch schon den Google-Kalender voll im Einsatz... auch mit einem Business-Account und alle Mitarbeiter hinterlegt.
Ich renn da auch so durch.. aber ist halt "nur" ein Kalender, der bedarf dann immer noch sehr viel Pflege. Beim CRM stelle ich mir das in Zukunft viel einfacher vor!
Vor allem, muss der Kunde künftig nur ein einziges mal angelegt werden und darauf kann man dann aufbauen.

Ich stelle mir das sogar so vor, dass das Studio diesen bereits anlegt und mir die Zeichnung dort hinterlegt. Dann hört nämlich vor allem bei dem einen Studio das "gebettel" nach Unterlagen auf. Tja und falls dann weitere Arbeiten anfallen, kann das gleich von uns an Ort und Stelle hinterlegt werden.

Einen Account für mich habe auch bereits doppelt angelegt.


Viele Grüße
Karsten

[MrThiemann]

Ist es vielleicht genau so sinnig, wenn ich als "zugewiesener Benutzer" das jeweilige Küchenstudio setze?
Weil sonst bekomme ich die Aufträge / Meetings irgendwie nicht in den Kalender.
Und ich denke, sobald ein Studio einen Kontakt anlegt, dann wird dieser zwangsläufig als "zugewiesener Benutzer" hinterlegt, richtig ?

[peterberlin]

Ja da Küchenstudio wird hinterlegt. Kann man aber auch wieder ändern.

[peterberlin]

Hallo Karsten,

mir fällt dazu folgendes ein

- Die Kunden bei denen Ihr die Küchen installiert auch als Firma anlegen und in der Entity ein Feld "küchenstudio" als auswahlfeld anlegen und so hast Du die Verbindung zum entsprechenden Küchenstudio

oder

- eine neue Entity "Montageort/kunden" erstellen auf Basis Firma und diese mit den Küchenstudios verknüpfen über Relation.

Empfehlen kann ich Dir auf jeden Fall die Videos, die die Entwickler gemacht haben. Mein Englisch ist nicht gut, aber man versteht "auch ohne Worte" das Prinzip.

Die Tips sind auch sehr hilfreich (https://www.espocrm.com/tips/).

[MrThiemann]

Ja, einige Videos habe ich mir schon beherzigt Es gibt echt interessante Lösungsansätze!
Die Idee mit der Feldern finde ich auch sehr gut!

Wenn ich jetzt noch eine "Beziehung" zwischen den Feldern aufbauen könnte, dann würde ich hier sehr viel mit erreichen.
Ich hab vorhin schon einmal im internationen Bereich dazu eine Frage gestellt... ich denke, dass ich da bald eine Antwort von den Entwicklern erhalten werde.
Das würde mir dann auch schon sehr viel weiterhelfen!

Ein absolut interessantes Projekt!