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E-Mail Gruppenkonten getrennt sichtbar

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  • E-Mail Gruppenkonten getrennt sichtbar

    Hallo in die Runde,
    wir haben in unserer Firma verschiedene Geschäftsbereiche und für jeden Geschäftsbereich ein separates E-Mail Konto.
    Diese E-Mail Konten habe ich in Espo als Gruppen E-Mail Konten angelegt und dem Team "Verwaltung" zugeordnet.
    Die Eingangsmails dieser drei Konten sind nun aber im Posteingang gemischt und es ist nicht erkennbar, zu welchem Gruppenkonto die jeweiligen E-Mails gehören,
    Des weiteren lassen sich keine E-Mail Ordner erstellen, die für alle Teammitglieder gültig sind. Gibt es hierzu eine Lösung?

    Viele Grüße
    André

  • #2
    hallo André,
    da das Rechtesystem durch Teams und Rollen geprägt ist,würde ich jedem E-Mailkonto einem Team zuordnen.
    peter

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    • #3
      Hallo Peter,
      das habe ich gemacht, beim jeweiligem Benutzer erscheinen die Mails trotzdem alle gemischt im Posteingang.
      André

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      • #4
        In der Rolle des jeweiligen Teams steht bei lesen "Team"?
        Können die MA die Mails der anderen Teams öffnen?
        Administrations: "Neu aufbauen", Chache löschen an den Arbeitsplätzen.
        Wenn das nichts bringt, hilft nur eine Anfrage an die Entwickler.
        (Ich benutze dazu Deepl, mein Englich ist sehr schlecht.)

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        • #5
          Hallo Peter,
          da haben wir uns wahrscheinlich missverstanden.
          Mein Problem ist wie folgt:
          Ich habe drei "Gruppen E-Mail Konten" angelegt, und diese für das Team "Verwaltung" freigegeben, in dem Team "Verwaltung" befinden sich 2 Benutzer.
          Jeder dieser 2 Benutzer sieht die eingehenden Mails in seinem Posteingang.
          1. Problem: Die Benutzer sehen im Posteingang nicht, welche E-Mail von welchem "Gruppen E-Mail Konto" stammt.
          2. Problem: Wenn ein Benutzer eine E-Mail bearbeitet (markiert oder in einen angelegten Ordner verschiebt), dann sieht das der zweite Benutzer in seinem Posteingang nicht. Erst wenn er die E-Mail in den Papierkorb verschiebt, ist sie auch für den anderen Mitarbeiter nicht mehr sichtbar.
          Der zweite Benutzer sieht somit nicht, dass die E-Mail aktuell bereits vom ersten Benutzer bearbeitet wird.

          Ich suche einen Workflow, mit dem ich die von verschiedenen E-Mail Konten hereinkommenden E-Mails für alle Teammitglieder sichtbar mache (dies ist gegeben - außer das 1.Problem).
          Wenn dann ein Teammitglied sich eine Mail zum bearbeiten nimmt, muss dies auch für die anderen Teammitglieder sichtbar sein, um doppelte E-Mail Bearbeitung zu vermeiden.

          Aktuell hat jeder Sachbearbeiter in seinem E-Mail Client drei Postfächer in dem die E-Mails für die drei Geschäftsbereiche ankommen.
          Wenn ein Sachbearbeiter eine E-Mail bearbeitet, verschiebt er diese in das Postfach mit seinem Namen, diese "persönlichen" Postfächer sind auch im E-Mail Client aller Sachbearbeiter sichtbar.
          Somit sehen alle Sachbearbeiter, dass diese Mail aktuell vom Sachbearbeiter xyz bearbeitet wird.
          Ist die Bearbeitung abgeschlossen, wird die bearbeitet E-Mail in das Archiv verschoben, auch das Archiv ist für alle Sachbearbeiter sichtbar.

          Hast du da vielleicht eine Idee, wie man so etwas in Espo umsetzen kann?
          André



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          • #6
            Hallo André,

            mit meinen bescheidenen Kenntnissen zu Espo würde ich sagen, Du willst das Programm verbiegen. Auch wenn die E-Mailfunktionalität des Programmes in den letzten 3 Jahren sehr stark gestiegen ist, gibt es sicherlich Software die für E-Mailabarbeitung besser ist.

            Ich würde Dein Problem anders lösen.
            Lasse die drei E-Mailströme in das Modul "Case/Fall/Ticket" fließen und lasse die Tickets bearbeiten , keine E-Mails.
            Per Workflow kannst Du Felder bei der Ticketanlage automatisch füllen (z.B. die Empfängermailadresse). Das Modul kann man nach Bedarf mit weiteren Feldern anpassen.
            Die Sachbearbeiter weisen sich Tickets zu und setzen Stati.
            Die Benutzung von Tickets/Fall/case lässt die Verwendung von dem gesamtem Leistungsspektrum von Espo zu (Verknüpfung von Daten, Berichte, Workflows, eigene Views).
            Man könnte auch das Modul Fall/Ticket umbenennen.

            Es ist eine andere Herangehensweise und müsste sicherlich noch zu Ende gedacht werden um alle Punkte in dem Prozess abzudecken. Aber alles was Du oben schreibst,könnte man so umsetzen.
            peter

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            • #7
              Vielen Dank,
              ich schau mir das mal an.

              Viele Grüsse
              André

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