Jeder soll nur seine Emails sehen - bis auf die, die mit Kunden zu tun haben

[CLM]

Verzeiht mir, dass ich schon eine dumme Frage stelle: ich erinnere mich, dass es früher ein Problem werden, wenn man E-Mail Konten mit der Outlook Integration benutzt, nämlich dass die Kollegen zu viele E-Mails sehen können. Im besten Fall sehen die Leute Mails, die sie nicht interessieren, im schlechtesten Fall sehen sie Dinge, die sie nichts angehen. Zusätzliche Accounts anzulegen, geht bei Microsoft ins Geld, es sollen also keine neuen Gruppenkonten mit Adressen wie sales@ oder support@ eröffnet werden. Vom Geld abgesehen, wirkt so etwas ja auch immer unpersönlich.

Kann ich die Rechte so einstellen, dass jeder grundsätzlich nur seine eigenen E-Mails sehen kann, es sei denn dass diese direkt mit einem Kunden verbunden sind, weil er zum Beispiel Sender oder Empfänger ist, oder weil eine E-Mail sich auf einen Kunden bezieht?

(Das Wort „Kunde" ist dabei allgemein gedacht, ich meine natürlich auch Kontakte und Interessenten, oder eben auch Opportunities oder cases.)

[pehoma]

Hallo. Wir haben dies mit einem Workflow gelöst. Von den Rechten her hat bei uns jeder Lesezugriff auf alle Emails der Gruppe. Wenn nun aber alle importierten Emails der Gruppe zugeordnet werden, kann auch jeder alle Emails lesen. Das ist wohl aktuell der Fall bei euch. Wir haben einen Workflow eingerichtet, der die Gruppe wieder entfernt bei allen Emails, die nicht einem Kunden oder einem Fall zugeordnet sind. Somit sind "private" Emails nicht mehr sichtbar für die anderen.